Avis général relatif à la protection des données pour les partenaires commerciaux

Les informations que Novartis peut détenir à votre sujet peuvent être fournies directement par vous, par nos partenaires commerciaux (c'est-à-dire l'entité juridique pour laquelle vous travaillez), par des tiers (par exemple des fournisseurs externes ou des agences médicales) ou être obtenues par le biais de sources publiques fiables (telles que PubMed, Clinical Trials.gov, les sites Web de congrès ou d'universités). Nous pouvons recueillir divers types de données personnelles vous concernant, notamment :

• vos informations générales et d'identification (par exemple, nom, prénom, nom de famille, sexe, adresse électronique et/ou postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile) ;
• votre fonction (par exemple, votre titre, votre poste, le nom de votre entreprise, ainsi que, pour les professionnels de la santé, votre première spécialité, votre deuxième spécialité, l'année d'obtention de votre diplôme de médecine, vos publications, vos activités de congrès, vos récompenses, votre biographie, votre formation, vos liens avec des universités, votre expertise et votre participation/contribution à des essais cliniques, des directives, des comités de rédaction et des organisations)
• les informations relatives au paiement (par exemple, les détails de la carte de crédit, les détails du compte bancaire, la TVA ou tout autre numéro d'identification fiscale) ;
• ID et profil du partenaire commercial unique de Novartis ;
• vos données d'identification électronique lorsqu'elles sont nécessaires à la fourniture de produits ou de services à notre société (par exemple, login, droit d'accès, mots de passe, numéro de badge, adresse IP, identifiants en ligne/cookies, journaux, temps d'accès et de connexion, enregistrement d'images ou de sons tels que des photos de badges, des enregistrements CCTV ou vocaux) ;
• des informations concernant votre utilisation, vos réponses et/ou vos préférences, notamment en termes de types de messages abordés, de canaux de communication et de fréquence ;
• les données qui se rapportent à nos produits et services ; et
• des informations sur les activités/interactions scientifiques et médicales que vous avez avec nous, y compris les interactions futures potentielles.

Si vous avez l'intention de nous fournir des données personnelles concernant d'autres personnes (par exemple, vos collègues), vous devez fournir une copie de cet avis de confidentialité aux personnes concernées, directement ou par l'intermédiaire de leur employeur.

Base juridique du traitement

Nous ne traiterons pas les données personnelles que Novartis peut détenir à votre sujet si nous n'avons pas de justification appropriée prévue par la loi à cet effet. Par conséquent, nous ne traiterons vos données personnelles que si :

• nous avons obtenu votre consentement préalable ;
• le traitement est nécessaire pour exécuter nos obligations contractuelles à votre égard ou pour prendre des mesures précontractuelles à votre demande ;
• le traitement est nécessaire pour se conformer à nos obligations légales ou réglementaires ; ou
• le traitement est nécessaire à nos intérêts légitimes et ne porte pas atteinte à vos intérêts ou à vos libertés et droits fondamentaux.

Veuillez noter que, lorsque nous traitons vos données personnelles sur cette dernière base, nous cherchons toujours à maintenir un équilibre entre nos intérêts légitimes et votre vie privée.

Les activités de traitement des données réalisées sont des exemples de ces "intérêts légitimes" :

• de développer une relation professionnelle de proximité et de confiance avec les professionnels de la santé ;
• fournir aux professionnels de la santé des informations sur les médicaments et les développements scientifiques de Novartis ;
• pour promouvoir l'innovation dans le domaine pharmaceutique ;
• gérer les ressources humaines et financières de Novartis et optimiser les interactions avec les professionnels de la santé ;
• veiller à ce que le patient reçoive le bon médicament selon l'avis technique et professionnel d'un professionnel de la santé bien informé ;
• pour bénéficier de services rentables (par exemple, nous pouvons choisir d'utiliser certaines plateformes proposées par des fournisseurs pour traiter les données) ;
• pour offrir nos produits et services à nos clients ;
• pour prévenir la fraude ou les activités criminelles, les utilisations abusives de nos produits ou services ainsi que la sécurité de nos systèmes informatiques, de notre architecture et de nos réseaux ;
• pour vendre une partie de notre entreprise ou de ses actifs ou pour permettre l'acquisition de tout ou partie de notre entreprise ou de nos actifs par un tiers ; et
• pour atteindre nos objectifs en matière de responsabilité sociale et d'entreprise.

Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur le test de mise en balance des intérêts spécifiques susmentionnés en adressant une demande expresse à Novartis ; 

Finalités du traitement

Nous traitons toujours vos données personnelles dans un but précis et ne traitons que les données personnelles, qui sont pertinentes pour atteindre ce but. En particulier, nous traitons les données à caractère personnel dont nous pouvons disposer à votre sujet aux fins suivantes :

• gérer notre relation avec vous (par exemple, par le biais de nos bases de données) ;
• exécuter des tâches en vue de la préparation ou de l'exécution de contrats existants ;
• les transactions de preuves et la garantie de la transparence du transfert de valeur ;
• vous fournir des informations appropriées, adéquates et actualisées sur les maladies, les médicaments ainsi que sur nos produits et services ;
• améliorer la qualité de nos interactions et de nos services en adaptant notre offre à vos besoins spécifiques ;
• répondre à vos demandes et vous fournir une assistance efficace ;§ vous envoyer des enquêtes (par exemple, pour nous aider à améliorer vos futures interactions avec nous) ;
• vous envoyer des communications concernant les produits, les domaines thérapeutiques ou les services dont nous faisons la promotion ;
• gérer, planifier et exécuter les communications et les interactions avec vous (par exemple, par l'exploitation d'une base de données conservant les enregistrements des interactions avec les professionnels de la santé ou par la gestion de la planification des appels ainsi que par l'établissement de rapports sur les appels) ;
• suivre nos activités (par exemple, mesurer les interactions ou les ventes, le nombre de rendez-vous/appels) ;
• vous inviter à des événements ou à des réunions promotionnelles parrainés par nous (par exemple, des événements médicaux, des conférences, des conférences) ;
• vous donner accès à nos modules de formation vous permettant de nous fournir certains services ;
• gérer nos ressources informatiques, y compris la gestion de l'infrastructure et la continuité des activités ;
• préserver les intérêts économiques de l'entreprise et assurer la conformité et l'établissement de rapports (tels que le respect de nos politiques et des exigences légales locales, les déductions fiscales, la gestion des cas présumés d'inconduite ou de fraude ; la réalisation d'audits et la défense en cas de litige) ;
• gérer les fusions et acquisitions impliquant notre société ;
• l'archivage et la tenue de registres ;
• la facturation et l'établissement des factures
• toute autre fin imposée par la loi et les autorités.

Dans le cadre de nos activités et aux mêmes fins que celles énumérées dans le présent avis de confidentialité, vos données personnelles peuvent être consultées ou transférées aux catégories de destinataires suivantes, sur la base du besoin d'en connaître pour atteindre ces objectifs :

• notre personnel (y compris le personnel, les services ou les autres sociétés du groupe Novartis) ;
• nos agents ou courtiers indépendants (le cas échéant) ;
• nos fournisseurs et prestataires de services qui nous fournissent des services et des produits ;
• nos fournisseurs de systèmes informatiques, nos fournisseurs de services en nuage, nos fournisseurs de bases de données et nos consultants ;
• nos partenaires commerciaux qui offrent des produits ou des services conjointement avec nous ou avec nos filiales ou sociétés affiliées ;
• tout tiers à qui nous cédons ou novons l'un de nos droits ou obligations.

Les tiers susmentionnés sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, conformément à la législation applicable. 

Vos données à caractère personnel peuvent également être consultées ou transférées à tout organisme de réglementation, d'exécution ou public national et/ou international ou à un tribunal, lorsque nous sommes tenus de le faire en vertu de la législation ou de la réglementation applicable ou à leur demande. 

Les données personnelles que nous collectons auprès de vous sont traitées principalement en Suisse, mais aussi dans l'Union européenne, notamment en République tchèque et en Irlande, ainsi qu'en Inde, au Mexique et aux États-Unis. En outre, vos données personnelles peuvent également être traitées, consultées et stockées dans les pays où Novartis est implantée. Vous trouverez une liste de ces pays ici.

Si nous transférons des données personnelles à des sociétés externes dans d'autres juridictions, nous protégerons les données personnelles (i) en appliquant le niveau de protection requis par les lois sur la protection des données/de la vie privée applicables à Novartis Pharma AG ; (ii) en agissant conformément à nos politiques et normes ; et (iii) pour les sociétés Novartis situées dans l'Espace économique européen (" EEE "), sauf indication contraire, en ne transférant vos données personnelles que sur la base de clauses contractuelles standard approuvées par la Commission européenne. Vous pouvez demander des informations supplémentaires concernant les transferts internationaux de données personnelles et obtenir une copie de la sauvegarde adéquate mise en place en exerçant vos droits tels que définis ci-dessous. .

Pour les transferts intragroupes de données personnelles vers les sociétés de notre groupe, le Groupe Novartis a adopté les Règles d'entreprise contraignantes, un système de principes, de règles et d'outils, prévu par le droit européen, dans le but de garantir des niveaux efficaces de protection des données lors des transferts de données personnelles en dehors de l'EEE et de la Suisse. Pour en savoir plus sur les règles d'entreprise contraignantes de Novartis, cliquez ici.

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau adéquat de sécurité et de confidentialité à vos données personnelles. 

Ces mesures prennent en compte :

• l'état de l'art de la technologie ;
• les coûts de sa mise en œuvre ;
• la nature des données ; et
• le risque du traitement.

L'objectif est de les protéger contre la destruction ou l'altération accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, la divulgation ou l'accès non autorisé et contre d'autres formes illicites de traitement.

En outre, lors du traitement de vos données personnelles, nous :

• ne collecter et ne traiter que des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives, nécessaires à la réalisation des objectifs susmentionnés
• peut vous demander de confirmer les données personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous êtes également invité à nous informer spontanément de tout changement dans votre situation personnelle afin que nous puissions garantir la mise à jour de vos données personnelles.

Nous ne conserverons les données personnelles que nous pouvons détenir à votre sujet que le temps nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées ou pour nous conformer aux exigences légales ou réglementaires.

Vous pouvez exercer les droits suivants dans les conditions et limites prévues par la loi :

• le droit d'accéder à vos données personnelles telles qu'elles sont traitées par nous et, si vous pensez que des informations vous concernant sont incorrectes, obsolètes ou incomplètes, de demander leur correction ou leur mise à jour ;
• le droit de demander l'effacement de vos données personnelles ou leur limitation à des catégories spécifiques de traitement ;
• le droit de s'opposer, en tout ou en partie, au traitement de vos données personnelles ;
• le droit de s'opposer à un canal de communication utilisé à des fins de marketing direct ; et
• le droit de demander sa portabilité, c'est-à-dire que les données personnelles que vous nous avez fournies vous soient restituées ou transférées à la personne de votre choix, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, sans entrave de notre part et sous réserve de vos obligations de confidentialité.

Si vous avez une question ou si vous souhaitez exercer les droits susmentionnés, veuillez cliquer ici.

Tout changement ou ajout futur au traitement de vos données personnelles tel que décrit dans le présent avis de confidentialité vous sera notifié à l'avance par le biais d'un avis individuel ou par nos canaux de communication habituels (par exemple, par courriel ou via nos sites Internet).