Aviso general de privacidad para las Partes Interesadas Externas – External Stakeholders

Recopilamos diversos tipos de datos personales sobre usted, entre los que se incluyen:

• su información general y de identificación (por ejemplo, nombre, apellidos, sexo, dirección de correo electrónico y/o postal, número de teléfono fijo y/o móvil);
• su función y actividades profesionales (por ejemplo, cargo, puesto, nombre de la empresa u organización, publicaciones, actividades en congresos, actividades en medios de comunicación y redes sociales, premios, biografía, formación, vínculos con universidades, experiencia y contribuciones, y organizaciones);
• sus datos de identificación electrónica cuando sean necesarios para nuestras interacciones (por ejemplo, nombre de usuario, derechos de acceso, contraseñas, número de acreditación, dirección IP, identificadores en línea/cookies, registros, horas de acceso y conexión, grabaciones de imagen o sonido, como fotografías de acreditaciones, cámaras de seguridad o grabaciones de voz);
• información relativa a sus respuestas y/o preferencias, incluyendo los tipos de mensajes tratados, los canales de comunicación y la frecuencia;
• los datos que nos facilita, por ejemplo, al rellenar formularios o durante los eventos a los que asiste, o al responder a preguntas durante una conversación o en una encuesta;
• datos recopilados en relación con nuestros productos y servicios; y
• información sobre las actividades o interacciones que mantenga con nosotros, incluidas posibles interacciones futuras.
   

Esta información la proporciona usted directamente, nuestros socios/parceros (que pueden ser las entidades para las que trabaja) o terceros (por ejemplo, empresas de consultoría, autoridades públicas), o se obtiene a través de fuentes públicas fiables (como sitios web gubernamentales, redes sociales, sitios web de universidades o congresos).

Si tiene intención de facilitarnos datos personales sobre otras personas (por ejemplo, sus compañeros de trabajo), deberá proporcionar una copia de este Aviso de privacidad a las personas en cuestión, ya sea directamente o a través de su empleador.

Finalidades del tratamiento

Siempre tratamos sus datos personales con una finalidad específica y solo tratamos los datos personales que sean pertinentes para alcanzar dicha finalidad. En concreto, tratamos sus datos personales con los siguientes fines:

• gestionar nuestra relación con usted (por ejemplo, a través de nuestras bases de datos);
• proporcionarle información adecuada, suficiente y actualizada sobre enfermedades, medicamentos, así como sobre nuestros productos y servicios;
• mejorar la calidad de nuestras interacciones, responder a sus solicitudes y proporcionarle una asistencia eficaz;
• enviarle comunicaciones e información de carácter general, así como comunicaciones relativas a productos, áreas terapéuticas o servicios que promocionamos, y encuestas (por ejemplo, para ayudarnos a mejorar sus futuras interacciones con nosotros);
• gestionar, planificar y llevar a cabo comunicaciones e interacciones con usted, identificando sus vínculos con otras partes interesadas que sean relevantes para nosotros;
• invitarle a eventos o reuniones promocionales patrocinados por nosotros (por ejemplo, eventos médicos, charlas, conferencias);
• llevar a cabo tareas para la preparación o el cumplimiento de contratos existentes;
• gestionar nuestros recursos informáticos, incluida la gestión de la infraestructura y la continuidad del negocio;
• salvaguardar los intereses económicos de la empresa y garantizar el cumplimiento normativo y la presentación de informes (como el cumplimiento de nuestras políticas y de los requisitos legales locales, los impuestos y las deducciones, la gestión de presuntos casos de conducta indebida o fraude, la realización de auditorías y la defensa en litigios);
• gestionar fusiones y adquisiciones en las que participe nuestra empresa;
• archivar y conservar registros; y
• cualquier otra finalidad impuesta por la ley y las autoridades.

Base jurídica del tratamiento

No trataremos sus datos personales si no contamos con una justificación adecuada prevista en la ley para tal fin. Por lo tanto, solo trataremos sus datos personales si:

• el tratamiento sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales, reglamentarias o contractuales; o
• el tratamiento sea necesario para nuestros intereses legítimos y no afecte indebidamente a sus intereses ni a sus derechos y libertades fundamentales.
   

Tenga en cuenta que, al tratar sus datos personales sobre esta última base, siempre procuramos mantener un equilibrio entre nuestros intereses legítimos y su privacidad. Ejemplos de dichos «intereses legítimos» son las actividades de tratamiento de datos realizadas:

• para identificar a las partes interesadas clave, comprender mejor sus actividades e iniciar nuevos contactos con ellas;
• para desarrollar una relación profesional cercana y de confianza con las partes interesadas externas;
• para promover las innovaciones de Novartis en el ámbito farmacéutico y comprender los mercados;
• gestionar los recursos humanos y financieros de Novartis y optimizar las interacciones con nuestras partes interesadas;
• para garantizar que el paciente reciba el medicamento adecuado de acuerdo con una opinión técnica y profesional bien fundamentada de nuestras partes interesadas externas;
• prevenir el fraude o las actividades delictivas, y garantizar la seguridad de nuestros sistemas informáticos, nuestra arquitectura y nuestras redes;
• vender cualquier parte de nuestro negocio o de sus activos, o facilitar la adquisición de la totalidad o parte de nuestro negocio o activos por parte de un tercero; y
• cumplir nuestros objetivos de responsabilidad corporativa y social.
   

Para obtener más información sobre nuestros intereses específicos, póngase en contacto con nosotros tal y como se indica a continuación.

Nuestras actividades de tratamiento pueden incluir el uso de inteligencia artificial (IA) al tratar sus datos personales para las finalidades anteriormente indicadas. También podemos, ocasionalmente, optimizar dichas soluciones de IA mediante entrenamiento o fine‑tuning con una cantidad limitada de sus datos personales, garantizando siempre que no comprometemos su privacidad, derechos e intereses y que permanecemos dentro del ámbito de nuestro interés legítimo. Al utilizar IA, Novartis lo hace en cumplimiento de la legislación aplicable, se adhiere a principios centrados en el ser humano, aplica la transparencia adecuada y utiliza la IA de forma responsable, aplicando siempre medidas de seguridad adecuadas.

Puede obtener más información sobre las finalidades y la justificación/base legal aplicable, incluido el test de ponderación de los intereses específicos anteriormente referidos, mediante solicitud expresa a Novartis. Además, puede oponerse al tratamiento de sus datos personales en las condiciones y dentro de los límites previstos en la legislación aplicable y conforme se describe a continuación (sección “Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos”).

No venderemos, compartiremos ni transferiremos de ningún otro modo sus datos personales a terceros distintos de los indicados en este Aviso de privacidad.

En el marco de nuestras actividades y con los mismos fines que los enumerados en el presente Aviso de privacidad, sus datos personales pueden ser consultados por las siguientes categorías de destinatarios, o transferidos a ellas, en la medida en que sea necesario para alcanzar dichos fines:

• nuestro personal (incluido el personal, los departamentos u otras empresas del grupo Novartis);
• nuestros agentes o intermediarios independientes (si los hubiera);
• nuestros proveedores y prestadores de servicios que nos proporcionan servicios y productos;
• nuestros proveedores de sistemas informáticos, proveedores de servicios en la nube, proveedores de bases de datos y consultores;
• nuestros socios comerciales que ofrecen productos o servicios conjuntamente con nosotros o con nuestras filiales o empresas asociadas;
• cualquier tercero al que cedamos o novemos cualquiera de nuestros derechos u obligaciones; y
• nuestros asesores y abogados externos en el contexto de la venta o cesión de cualquier parte de nuestro negocio o de sus activos.

Los terceros mencionados anteriormente están obligados contractualmente a proteger la confidencialidad y la seguridad de sus datos personales, de conformidad con la legislación aplicable.

Sus datos personales también pueden ser consultados o transferidos a cualquier organismo regulador, autoridad encargada de hacer cumplir la ley, organismo público o tribunal, tanto nacional como internacional, cuando así lo exija la legislación o normativa aplicable o a petición de los mismos.

Los datos personales que recopilamos de usted también pueden ser tratados, consultados o almacenados en un país distinto de aquel en el que se encuentra Novartis, que puede no ofrecer el mismo nivel de protección de los datos personales.

Si transferimos sus datos personales a empresas externas en otras jurisdicciones, nos aseguraremos de proteger sus datos personales: (i) aplicando el nivel de protección exigido por las leyes de protección de datos y privacidad aplicables a Novartis; (ii) actuando de conformidad con nuestras políticas y normas; y (iii) salvo que se especifique lo contrario, transfiriendo sus datos personales únicamente sobre la base de las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea o por el Comisionado Federal Suizo de Protección de Datos e Información. Puede solicitar información adicional en relación con las transferencias internacionales de datos personales y obtener una copia de las garantías adecuadas establecidas ejerciendo sus derechos tal y como se indica a continuación.

En lo que respecta a las transferencias intragrupo de datos personales a las empresas de nuestro grupo, el Grupo Novartis ha adoptado las Normas Corporativas Vinculantes, un sistema de principios, normas y herramientas previsto por la legislación europea, con el fin de garantizar niveles efectivos de protección de datos en relación con las transferencias de datos personales fuera del EEE y de Suiza. Obtenga más información sobre las Normas Corporativas Vinculantes de Novartis aquí.

Hemos implementado medidas técnicas y organizativas adecuadas para proporcionar un nivel adecuado de seguridad y confidencialidad a sus datos personales. Estas medidas tienen en cuenta:

• el estado actual de la tecnología;
• los costes de su aplicación;
• la naturaleza de los datos; y
• el riesgo que conlleva el tratamiento.

Estas medidas protegen contra la destrucción o alteración accidental o ilícita, la pérdida accidental, la divulgación o el acceso no autorizados y contra otras formas ilícitas de tratamiento.

Además, al tratar sus datos personales:

• recogemos y tratamos únicamente los datos personales que sean adecuados, pertinentes y no excesivos, en la medida necesaria para cumplir con los fines anteriormente mencionados; y
• nos aseguramos de que sus datos personales se mantengan actualizados y sean exactos.

En este último caso, es posible que le solicitemos que confirme los datos personales que tenemos sobre usted. También le invitamos a que nos informe de forma espontánea siempre que se produzca un cambio en sus circunstancias personales, para que podamos garantizar que sus datos personales se mantengan actualizados.

Solo conservaremos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recopilados o para cumplir con los requisitos legales o reglamentarios.

Los datos personales que conservamos en nuestra base de datos sobre usted y que no estén relacionados con un contrato específico se conservarán durante 36 meses a partir de la fecha en que haya cesado el motivo de su recogida, por ejemplo, a partir de la fecha en que se retire de sus actividades públicas.

En el caso de los contratos, el plazo de conservación es la duración de su contrato (o el de su empresa) con nosotros, más el plazo hasta que prescriban las acciones legales derivadas de dicho contrato, salvo que normativas legales o reglamentarias de carácter imperativo exijan un plazo de conservación más largo o más corto. Cuando expire este plazo, sus datos personales se eliminarán de nuestros sistemas activos.

Los datos personales recopilados y tratados en el marco de un litigio se eliminan o archivan (i) tan pronto como se haya alcanzado un acuerdo amistoso, (ii) una vez que se haya dictado una resolución en última instancia o (iii) cuando la reclamación prescriba.

Puede ejercer los siguientes derechos en las condiciones y dentro de los límites establecidos por la ley:

• el derecho a acceder a sus datos personales tal y como los tratamos y, si considera que cualquier información relativa a usted es incorrecta, obsoleta o incompleta, a solicitar su rectificación o actualización;
• el derecho a solicitar la supresión de sus datos personales o la limitación de su tratamiento a categorías específicas;
• el derecho a oponerse, total o parcialmente, al tratamiento de sus datos personales;
• el derecho a oponerse a un canal de comunicación utilizado con fines de marketing directo; y
• el derecho a solicitar su portabilidad, es decir, que los datos personales que nos haya facilitado le sean devueltos o transferidos a la persona de su elección, en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina, sin que nosotros le pongamos obstáculos y con sujeción a sus obligaciones de confidencialidad.
   

Si tiene alguna pregunta o desea ejercer los derechos mencionados, haga clic aquí.

Si no está satisfecho con la forma en que tratamos sus datos personales, dirija su solicitud a nuestro delegado de protección de datos en [email protected] o [email protected] , quien investigará su inquietud.

En cualquier caso, además de los derechos mencionados anteriormente, también tiene derecho a presentar una reclamación ante las autoridades competentes en materia de protección de datos.

Cualquier cambio o adición futura al tratamiento de sus datos personales, tal y como se describe en este Aviso de privacidad, se le notificará a través de nuestros canales de comunicación habituales (por ejemplo, por correo electrónico o a través de nuestros sitios web).