2024. gada marts
Šis Privātuma paziņojums attiecas uz:
- mūsu piegādātājiem un pakalpojumu sniedzējiem, kas ir fiziskas personas (piemēram, pašnodarbinātas personas);
- mūsu piegādātāju un pakalpojumu sniedzēju, kas ir juridiskas personas, pārstāvjiem vai kontaktpersonām un
- jebkurām citām personām, kas ierodas kādā no mūsu ēkām.
Jūs saņemat šo privātuma paziņojumu, jo SIA Novartis Baltics, Gustava Zemgala gatve 76, Rīga, LV-1039 (Novartis LV) apstrādā informāciju par Jums, kas ir uzskatāma par “personas datiem”, un Novartis LV uztver Jūsu personas datu aizsardzību un privātumu ļoti nopietni.
Novartis LV kā Jūsu sadarbības partneris ir atbildīgs par Jūsu personas datu apstrādi, jo pieņem lēmumu par to, kāpēc un kā tie ir apstrādājami, tādēļ rīkojas kā “pārzinis”. Šajā Privātuma paziņojumā“mēs” vai “mums” attiecas uz Novartis LV.
Aicinām Jūs rūpīgi izlasīt šo Privātuma paziņojumu, kurā ir noteikts konteksts, kurā apstrādājam Jūsu personas datus, un kurā paskaidrotas Jūsu tiesības un pienākumi šajā jomā.
Jebkuru turpmāku jautājumu gadījumā par Jūsu personas datu apstrādi aicinām sazināties ar Novartis LV: [email protected]
1. Kāda informācija par Jums mums ir pieejama?
Šo informāciju varat iesniegt tieši Jūs vai mūsu piegādātājs vai trešā persona/pakalpojumu sniedzējs (t.i. juridiskā persona, kuras labā Jūs strādājat).
Mēs varam apkopot dažāda veida personas datus par Jums, tostarp:
- Jūsu vispārīgu un identificējošu informāciju (piemēram, nosaukums, vārds, uzvārds, dzimums, dzimšanas datums un vieta, valstspiederība, personas apliecības vai pases numurs, e-pasts un/vai pasta adrese, fiksētā un/vai mobilā tālruņa numurs un automobiļa reģistrācijas numurs);
- Jūsu funkcijas (piemēram, tituls, amata nosaukums un uzņēmuma nosaukums);
- Jūsu finanšu informāciju (piemēram, bankas konta rekvizīti, kredītspējas un finanšu stāvokļa pārbaude), nodokļu informāciju (valsts izsniegts nodokļu maksātāja numurs vai konta numurs), informāciju par darījumiem (piegādes un maksājumu vēsture) un pamatinformāciju par Jūsu uzņēmējdarbības iespējām un darbības rezultātiem, ja Jūs individuāli darbojaties kā trešā persona (piemēram, vienas personas uzņēmums/sabiedrība ar ierobežotu atbildību), un
- Jūsu elektroniskās identifikācijas datus, ja nepieciešams mūsu uzņēmuma produktu vai pakalpojumu piegādes nolūkiem (piemēram, lietotājvārds, piekļuves tiesības, paroles, žetona numurs, IP adrese, tiešsaistes identifikatori/sīkdatnes, sistēmas darbības žurnāli, pieejas un savienojuma laiki, attēla vai skaņas ieraksti, piemēram, žetona attēli, videonovērošanas kameru vai balss ieraksti un sanāksmju ieraksti).
Trešā persona, kuras labā strādājat, sniegs lielāko daļu personas datu, ko mēs apstrādājam saistībā ar Jums. Ja plānojat sniegt mums personas datus par citām personām (piemēram, par saviem kolēģiem), tad Jums jāiesniedz šī Privātuma paziņojuma kopija attiecīgajām personām vai nu tieši, vai ar Jūsu darba devēja starpniecību.
2. Kādiem mērķiem mēs izmantojam Jūsu personas datus un kāpēc šāda izmantošana ir pamatota?
2.1. Apstrādes juridiskais pamats
Mēs neapstrādāsim Jūsu personas datus bez atbilstoša pamatojuma, kas šim nolūkam paredzēts tiesību aktos. Tādējādi mēs apstrādāsim Jūsu personas datus tikai tad, ja:
- būsim no Jums saņēmuši iepriekšēju piekrišanu;
- apstrāde ir nepieciešama, lai mēs varētu izpildīt savas līgumsaistības attiecībā uz Jums vai pēc Jūsu pieprasījuma veiktu attiecīgus soļus pirms līguma noslēgšanas;
- apstrāde ir nepieciešama tiesisko vai no tiesību aktiem izrietošo pienākumu izpildei vai
- apstrāde ir nepieciešama mūsu likumīgajām interesēm un negatīvi neietekmē Jūsu intereses vai pamattiesības vai brīvību.
Lūdzam ievērot, ka, apstrādājot Jūsu personas datus uz pēdējā minētā iemesla pamata, mēs vienmēr cenšamies saglabāt līdzsvaru starp mūsu likumīgajām interesēm un Jūsu privātumu. “Likumīgo interešu” piemēri ir datu apstrādes darbības, kas veiktas:
- lai veidotu ciešas un uzticamas profesionālas attiecības;
- lai veicinātu inovācijas farmācijas jomā;
- lai pārvaldītu Novartis cilvēkresursus un finanšu resursus;
- lai gūtu labumu no rentabliem pakalpojumiem (piemēram, mēs varam izvēlēties izmantot konkrētas platformas, ko piegādātāji piedāvā datu apstrādei);
- lai piedāvātu savus produktus un pakalpojumus klientiem;
- lai novērstu krāpšanu vai noziedzīgas darbības, mūsu produktu vai pakalpojumu, kā arī IT sistēmu, arhitektūras un tīklu ļaunprātīgu izmantošanu;
- lai pārdotu jebkuru sava uzņēmuma vai tā aktīvu daļu vai nodrošinātu, ka trešā persona var iegādāties visu vai daļu no mūsu uzņēmuma vai aktīviem vai
- lai izpildītu savus korporatīvos un sociālās atbildības uzdevumus.
2.2. Apstrādes mērķi
Mēs vienmēr apstrādājam Jūsu personas datus ar konkrētu mērķi un apstrādājam tikai tos personas datus, kas ir nepieciešami šī mērķa sasniegšanai. Proti, mēs apstrādājam Jūsu personas datus šādiem mērķiem:
- lai pārvaldītu trešās personas/piegādātājus un pakalpojumu sniedzējus visā attiecību laikā;
- lai organizētu konkursa piedāvājumus, īstenotu uzdevumus līgumu sagatavošanā vai esošo līgumu izpildē;
- lai uzraudzītu darbības mūsu telpās, tostarp atbilstību piemērojamajai politikai, kā arī spēkā esošajiem veselības aizsardzības un drošības noteikumiem;
- lai piešķirtu Jums piekļuvi mūsu apmācību moduļiem un ļautu Jums sniegt mums konkrētus pakalpojumus;
- lai sazinātos ar Jums līguma darbības laikā un ārkārtas gadījumos;
- lai pārvaldītu IT resursus, tostarp infrastruktūras pārvaldi un darbības nepārtrauktību;
- lai saglabātu uzņēmuma saimnieciskās intereses un nodrošinātu atbilstību un pārskatu sniegšanu (piemēram, ievērotu mūsu politiku un vietējo tiesību aktu prasības, piemērotu nodokļus un atlaides, pārvaldītu iespējamos pārkāpumus vai krāpšanas gadījumus, veiktu revīzijas aizstāvību tiesas procesos);
- lai pārvaldītu uzņēmumu apvienošanās un pārņemšanas darījumus, kuros iesaistīts mūsu uzņēmums;
- lai veiktu arhivēšanu un uzskaiti;
- rēķinu un pavadzīmju izrakstīšanai un
- jebkuram citam mērķim, ko nosaka tiesību akti un iestādes.
3. Kam ir piekļuve Jūsu personas datiem, un kam tie tiek nodoti?
Mēs nepārdosim, nekopīgosim vai kā citādi nenodosim Jūsu personas datus trešajām personām, izņemot tās, kuras norādītas šajā Privātuma paziņojumā.
Mūsu darbības gaitā un tiem pašiem mērķiem, kas uzskaitīti šajā Privātuma paziņojumā, Jūsu personas datiem var piekļūt un tos var nodot šādu kategoriju saņēmējiem nepieciešamības gadījumā, lai sasniegtu šādus mērķus:
- mūsu personālam (tostarp Novartis grupas personālam, departamentiem vai citiem uzņēmumiem);
- mūsu neatkarīgajiem aģentiem vai aģentiem (ja tādi ir);
- citiem mūsu piegādātājiem un pakalpojumu sniedzējiem, kas nodrošina mums pakalpojumus un produktus;
- mūsu IT sistēmu nodrošinātājiem, mākoņpakalpojumu sniedzējiem, datu bāzu nodrošinātājiem un konsultantiem;
- jebkurai trešai personai, kurai mēs nododam vai pāratjaunojam jebkuras mūsu tiesības vai saistības un
- mūsu padomniekiem un ārējiem juristiem tostarp saistībā ar jebkuras mūsu uzņēmuma daļas vai tā aktīvu pārdošanu vai nodošanu.
Iepriekšminētajām trešām personām ir līgumā noteiktas saistības aizsargāt Jūsu personas datu konfidencialitāti un drošību saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem.
Jūsu personas dati var arī būt pieejami vai nodoti jebkurai valsts un/vai starptautiskai regulējošai, tiesībsargājošai, valsts iestādei vai tiesai, ja mums tas jādara saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem vai noteikumiem, vai pēc šo iestāžu pieprasījuma.
Personas datus var arī apstrādāt, darīt pieejamus vai glabāt valstī ārpus valsts, kurā jūs atrodaties, un šajā valstī var nebūt tāda paša līmeņa personas datu aizsardzība.
Ja nodosim Jūsu personas datus ārējiem uzņēmumiem citās jurisdikcijās, mēs pārliecināsimies, ka Jūsu personas dati ir aizsargāti, (i) piemērojot aizsardzības līmeni, kas noteikts vietējo datu aizsardzības/privātuma tiesību aktu prasībās, kas piemērojamas Novartis, (ii) rīkojoties saskaņā ar mūsu politiku un standartiem un (iii) Novartis uzņēmumiem, kas atrodas Eiropas Ekonomikas zonā (t.i., ES dalībvalstīs, kā arī Islandē, Lihtenšteinā un Norvēģijā, "EEZ"), ja vien nav norādīts citādāk, nododot Jūsu personas datus tikai uz Eiropas Savienībā apstiprinātu līguma standartklauzulu pamata. Jūs varat pieprasīt papildu informāciju par starptautisko personas datu nodošanu un saņemt pienācīgas nodrošinātās garantijas, īstenojot tiesības, kā norādīts tālāk 6. punktā.
Personas datu nodošanai grupas ietvaros mūsu grupas uzņēmumiem Novartis grupa ir pieņēmusi Saistošos korporatīvos noteikumus, principu, noteikumu un rīku sistēmu, kas noteikta Eiropas tiesību aktos, lai nodrošinātu efektīvu datu aizsardzības līmeni personas datu nodošanai ārpus EEZ un Šveices. Vairāk par Novartis Saistošajiem korporatīvajiem noteikumiem lasiet šeit.
Mēs īstenojam atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, lai nodrošinātu Jūsu personas datu atbilstīgu drošības līmeni un konfidencialitāti.
To mērķis ir aizsargāt datus no nejaušas vai nelikumīgas to iznīcināšanas vai sagrozīšanas, nejaušas nozaudēšanas, nesankcionētas izpaušanas vai piekļuves un citiem nelikumīgiem apstrādes veidiem.
4. Cik ilgi mēs glabājam Jūsu personas datus?
Mēs glabāsim Jūsu personas datus tikai tik ilgi, cik nepieciešams, lai sasniegtu mērķi, kādēļ tie tika vākti, vai izpildītu tiesību aktu vai noteikumu prasības.
Datu glabāšanas termiņš ir Jūsu (vai Jūsu uzņēmuma) attiecīgā komerciālā līguma ar Novartis termiņš, kā arī papildus laiks līdz šī komerciālā līguma tiesiskajām prasībām ir iestājies noilgums, ja vien primārajos tiesību aktos un noteikumos nav noteikts garāks vai īsāks datu glabāšanas termiņš. Kad šis termiņš ir beidzies, Jūsu personas dati tiek dzēsti no mūsu aktīvajām sistēmām.
Personas dati, kas vākti un apstrādāti saistībā ar strīdu, tiek dzēsti vai arhivēti (i) tiklīdz ir panākts mierizlīgums, (ii) kad ir pieņemts galīgais lēmums vai (iii) kad prasībai ir iestājies noilgums.
5. Kādas ir Jūsu tiesības un kā varat tās īstenot?
Jūs varat īstenot šādas tiesības saskaņā ar tiesību aktos noteiktajiem nosacījumiem un ierobežojumiem:
- tiesības saņemt informāciju par to, kādi personas dati par Jums ir mūsu rīcībā un kā mēs apstrādājam Jūsu personas datus;
- tiesības piekļūt saviem personas datiem, kādus mēs apstrādājam, un, ja esat pārliecināti, ka kāda informācija attiecībā uz Jums ir nepareiza, novecojusi vai nepilnīga, pieprasīt tās labošanu vai atjaunināšanu;
- tiesības pieprasīt Jūsu personas datu dzēšanu vai to ierobežošanu tikai konkrētās apstrādes kategorijās;
- tiesības atsaukt piekrišanu jebkurā laikā, neietekmējot apstrādes likumību pirms šādas atsaukšanas;
- tiesības iebilst Jūsu personas datu apstrādei pilnībā vai daļēji un
- tiesības pieprasīt to pārvietošanu, t.i., lai personas dati, kurus Jūs sniedzāt mums, tiek nodoti Jums atpakaļ vai nodoti Jūsu izvēlētai personai strukturētā, biežāk izmantotā un mašīnlasāmā formātā bez kavējumiem no mūsu puses un atbilstoši Jūsu konfidencialitātes saistībām un
- tiesības iebilst pret automatizētu lēmumu pieņemšanu, tostarp profilēšanu, t. i., Jūs varat pieprasīt cilvēka iesaistīšanos jebkurā automatizētā lēmumu pieņemšanas procesā, kas saistīts ar Jūsu datu apstrādi, un ja šādai apstrādei nav dota Jūsu piekrišana, to neatļauj tiesību akti vai ja tā nav nepieciešama līguma izpildei. Tomēr pašlaik mēs nepieņemam lēmumus, izmantojot automatizētus procesus.
Ja Ja Jums ir jautājums vai vēlaties īstenot savas tiesības, varat nosūtīt e-pastu uz [email protected], vai uz pasta adresi Gustava Zemgala gatvē 76, LV- 1039, Rīga, Latvija, ar norādi “Datu aizsardzība” vai šeit.
Ja Jūs neapmierina veids, kā mēs apstrādājam Jūsu personas datus, lūdzam vērsties ar pieprasījumu pie mūsu datu aizsardzības amatpersonas [email protected], kurš izmeklēs Jūsu jautājumu.
Jebkurā gadījumā papildus iepriekšminētajām tiesībām Jums ir arī tiesības iesniegt sūdzību kompetentajām datu aizsardzības iestādēm.
Kā Jūs saņemsiet informāciju par izmaiņām mūsu Privātuma paziņojumā?
Par jebkurām turpmākām izmaiņām vai papildinājumiem Jūsu personas datu apstrādē, kā aprakstīts šajā Privātuma paziņojumā, mēs Jums iepriekš paziņosim individuāli, izmantojot mūsu parastos saziņas kanālus (piemēram, e-pastā vai mūsu interneta vietnēs).